Privacybeleid

Dit privacybeleid (" Privacybeleid ") beschrijft welke gegevens Melimpus verzamelt van de Melimpus-oplossing en virtual reality-software gericht op het vergemakkelijken van terugkeer naar werk zoals geadverteerd op haar website(www.melimpus.be)(de "Oplossing"), evenals de rechten van betrokkenen met betrekking tot deze gegevens en de rechtsgronden voor deze verwerking. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Voor de doeleinden van dit Privacybeleid verwijst de term "gegevensbeschermingswetgeving" naar de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (de "GDPR"), evenals alle andere wetgeving en/of regelgeving die wordt geïmplementeerd of gecreëerd op grond van de GDPR en de e-privacywetgeving, of die een van deze wetgeving wijzigt, vervangt, opnieuw vaststelt of consolideert, en alle andere toepasselijke nationale wetten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en privacy die mogelijk bestaan onder de toepasselijke wetgeving.

Voor de doeleinden van dit Privacybeleid hebben de termen "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker", "derde", "persoonsgegevens", "verwerking" en "betrokkene" de betekenis die eraan wordt gegeven in de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Artikel 1. De verantwoordelijke voor de verwerking

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die door Melimpus worden verzameld voor het gebruik van zijn Solution en virtual reality software is Melimpus (KBO: 0763.546.782), gevestigd te 1200 Sint-Lambrechts-Woluwe (België), Ombrageslaan 25, info@melimpus.com (" Wij ").

Artikel 2. Verwerkte persoonsgegevens

2.1

De persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van onze relaties zijn:

• Persoonlijke gegevens: naam, voornaam, e-mailadres en persoonlijke voorkeuren;
• Professionele informatie: carrièreverloop;
• Ondertekend deelnameformulier;
• Reacties op enquêtes;
• Gegevens verzameld van deelnemers tijdens een VR sessie;
• Gegevens voor de configuratie van een VR sessie;
• Browsegegevens op onze website (zie onze cookiebanner en artikel 2.3).

2.2

We gebruiken deze persoonlijke gegevens:

• Voor onderzoeksdoeleinden en verbetering van de Oplossing;
• om ondersteuning en hulp te bieden;
• om bepaalde rapporten te verstrekken;
• om klachten op te lossen;
• om de rechten beschreven in artikel 7 te beheren;
• om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving;
• om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen;
• Zie verdere verwerkingsactiviteiten onder Artikel 3.

2.3

Over cookies: Onze website www.melimpus.com maakt gebruik van cookies, d.w.z. kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, of vergelijkbare technologieën.

Deze worden naar uw browser gestuurd vanaf de website die u bezoekt en worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Onze website gebruikt deze "cookies" om informatie te verzamelen en onze website te verbeteren.

De cookies die wij gebruiken zijn van 2 soorten:

• Functionele cookies: Deze cookies zijn nodig om de website goed te laten functioneren;
• Analytische cookies: deze cookies optimaliseren advertenties op basis van je surfgedrag;

U hebt de mogelijkheid om deze cookies te accepteren of te weigeren en het gebruik ervan op elk gewenst moment te beheren via onze cookiebanner en te weten wanneer er een cookie naar uw computer wordt verzonden. Als u ervoor kiest om onze cookies te weigeren, is het mogelijk dat u sommige delen van onze website niet kunt gebruiken. We verzamelen namelijk informatie die uw browser naar ons stuurt en die loggegevens worden genoemd. Deze loggegevens kunnen informatie bevatten zoals het Internet Protocol ("IP")-adres van uw computer, de browserversie, de pagina's van onze website die u bezoekt, de tijd en datum van uw bezoek, de tijd die u op deze pagina's doorbrengt en andere statistieken.

Artikel 3. Voor welke doeleinden verwerkt Melimpus persoonsgegevens

Melimpus zal persoonsgegevens verwerken omdat zij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben, omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een contractuele of wettelijke verplichting of omdat wij hiervoor de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene hebben verkregen, in overeenstemming met artikel 6, lid 1, van de GDPR.

Artikel 4. Doorgifte van uw persoonsgegevens

4.1

Melimpus kan bepaalde gegevens delen met zijn medecontractanten, gekwalificeerd als "onderaannemers" voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de werking van toepassingen of beheersystemen. In alle omstandigheden beschermen wij klantgegevens door middel van vertrouwelijkheidsovereenkomsten. De dienstverleners waarmee we klantgegevens delen zijn de volgende:

4.2

Het type onderaannemers is als volgt:

• Leveranciers van IT-oplossingen en leveranciers
• Softwareontwikkelaars
• Leveranciers van mailoplossingen
• Hosting/cloud dienstverleners
• Accountants en financiële dienstverleners
• Bank/verzekeringen
• Advocaten
• Enz.

4.3

In zeer zeldzame gevallen kunnen onze klanten of praktijkmensen die tijdens een consult met een betrokkene hebben besloten om de Oplossing te gebruiken, eventuele klachten van een deelnemer over het gebruik van de Oplossing aan ons doorgeven.

Uw persoonlijke gegevens mogen alleen worden verstrekt aan toezichthoudende instanties, belastingdiensten en opsporingsdiensten als wij daartoe een relevante wettelijke verplichting hebben.

Wij maken ook gebruik van externe dienstverleners die bepaalde verwerkingstaken voor ons uitvoeren zodat wij u onze producten en activiteiten kunnen aanbieden, zoals IT-diensten, financiële diensten, boekhouding en andere soortgelijke diensten.

4.4

Uw gegevens worden verzameld in de Europese Economische Ruimte ("EER") en worden alleen doorgegeven buiten de EER naar een land of landen waarvan de Europese Commissie heeft verzekerd dat ze voldoende bescherming bieden.

In het geval dat de gegevens die wij van u verzamelen worden doorgegeven aan of opgeslagen in een land buiten de EER waarvan niet is vastgesteld dat het passende bescherming biedt, zullen passende waarborgen worden ingevoerd om te waarborgen dat wordt voldaan aan de vereisten van de wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de implementatie van modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd in Besluit 2021/914 van 4 juni 2021.

Artikel 5. Veiligheidsmaatregelen

5.1

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om te voldoen aan de toepasselijke regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming. We hebben contracten ondertekend met onze onderaannemers waarin wordt gegarandeerd dat zij passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen hebben genomen. Onthoud echter ook dat we niet kunnen garanderen dat het internet zelf 100% veilig is. Hoewel we ons best doen om je persoonlijke gegevens te beschermen, is de overdracht ervan naar en van ons op eigen risico. U dient uw persoonlijke gegevens alleen binnen een beveiligde omgeving van en naar ons te verzenden.

5.2

Als u ons persoonsgegevens verstrekt met betrekking tot andere personen, verbindt u zich ertoe: (a) hen te informeren over de inhoud van het Privacybeleid, en (b) hun toestemming te verkrijgen in overeenstemming met de voorwaarden van het Privacybeleid waar nodig.

Artikel 6. Tijdslimiet voor opslag

6.1

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang uw gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de verwerkingsactiviteiten zoals uiteengezet in dit Privacybeleid, zolang u anderszins bent geïnformeerd of zolang als toegestaan door de toepasselijke wetgeving (zoals fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke vereisten).

6.2

Wanneer wij geen legitieme zakelijke noodzaak meer hebben om uw Persoonsgegevens te verwerken, zullen wij deze verwijderen of anonimiseren, of, indien dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat uw Persoonsgegevens zijn opgeslagen in back-up archieven), zullen wij uw Persoonsgegevens veilig opslaan en afschermen van verdere verwerking totdat verwijdering mogelijk is.

6.3

Uw persoonsgegevens worden echter bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, geschillen te beslechten of de uitvoering van onze contracten te garanderen.

Artikel 7. Uw rechten

7.1

U hebt de volgende rechten:

7.1.1 Recht op toegang en rectificatie

U kunt te allen tijde

• toegang krijgen tot alle persoonsgegevens die wij over u bewaren en uitzoeken waar deze vandaan komen;
• een kopie aanvragen;
• verzoeken dat deze gegevens worden gecorrigeerd, aangevuld, bijgewerkt, beperkt of verwijderd. In dit verband wordt u uitdrukkelijk verzocht om ons op de hoogte te stellen van wijzigingen in uw persoonlijke gegevens.
• Het recht op overdraagbaarheid van de verwerkte persoonsgegevens.

7.1.2 Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer voor de verwerking van uw gegevens uw toestemming is vereist, hebt u het recht om uw toestemming in te trekken, zonder dat deze intrekking van dien aard is dat de verwerking van uw persoonsgegevens die voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming heeft plaatsgevonden, in het geding komt.

7.1.3 Recht op beperking van de verwerking

U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in elk van de volgende gevallen:

• als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist, kunt u om een beperking van de verwerking vragen voor een periode die ons in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
• als deze verwerking onwettig is, maakt u bezwaar tegen het wissen van de persoonsgegevens en vraagt u ons in plaats daarvan het gebruik ervan te beperken;
• als we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de in artikel 2 genoemde verwerkingsdoelen, maar u deze nog wel nodig heeft om een rechtszaak aan te spannen, uit te voeren of te ondersteunen;
• als u bezwaar hebt gemaakt tegen een verwerking, zullen wij deze verwerking beperken in afwachting van een besluit over de vraag of onze legitieme belangen zwaarder wegen dan die van u.
• als uw recht op beperking van de verwerking wordt erkend, zullen wij stoppen met het uitvoeren van bewerkingen op de betreffende persoonsgegevens, ongeacht het opslaan van deze gegevens.

7.1.4 Recht op bezwaar tegen specifieke verwerking

Wanneer de verwerking afhankelijk is van uw toestemming, hebt u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken.

7.1.5 Recht op wissen

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te wissen. Op basis hiervan kunt u ons verzoeken om uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken als u niet langer contact met ons wenst. We kunnen echter bepaalde persoonsgegevens bewaren die nodig zijn om bewijs te leveren.

Op grond van uw recht om gegevens te wissen, hebt u ook het recht om ons op elk gewenst moment te vragen om te stoppen met het gebruik van de persoonsgegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming of ons legitieme belang. Wij kunnen uw persoonsgegevens om legitieme redenen blijven verwerken na afweging van uw belangen en de onze, tenzij u besluit de relatie met ons te beëindigen.

7.1.6 Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens

U kunt ons vragen om de persoonsgegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming of omdat het noodzakelijk is voor ons om de gevraagde producten of diensten te leveren, in een gestructureerde, actuele en digitale vorm naar u toe te sturen, zodat u deze kunt opslaan voor persoonlijk gebruik of hergebruik, of ons vragen om deze persoonsgegevens rechtstreeks naar een andere gegevensverwerker te sturen, indien dit technisch mogelijk is voor ons.

7.2

Al deze rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar info@melimpus.com. Wij verbinden ons ertoe om binnen één (1) maand na ontvangst van de e-mail op uw verzoek te reageren. In bepaalde speciale gevallen kunnen wij meer tijd nodig hebben om uw verzoek te onderzoeken en kunnen wij twee (2) maanden extra nodig hebben. We zullen u hiervan op de hoogte brengen als dit het geval is.

U kunt ook spreken met de behandelaar die u begeleidt, die u zal helpen contact met ons op te nemen om uw rechten te doen gelden.

7.3

Als uw zorgen niet worden opgelost, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder in de EU-lidstaat van uw gewone verblijfplaats, uw werkplek of de plaats van de vermeende inbreuk, als de betrokkene van mening is dat de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming. We moedigen u aan om in eerste instantie contact met ons op te nemen. Voor zover dit recht op u van toepassing is, hebt u echter het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit op www.dataprotectionauthority.be - Rue de la Presse 35 - 1000 Brussel - Tel: +32 2 274 48 00.

Artikel 8. Wijziging Privacybeleid

We evalueren de regels in het Privacybeleid regelmatig en behouden ons het recht voor om op elk moment wijzigingen aan te brengen om rekening te houden met wijzigingen in onze activiteiten en wettelijke vereisten. We raden je aan dit Privacybeleid regelmatig door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop we je informatie beschermen. In het geval van een materiële wijziging zullen we de vrijheid nemen om opnieuw contact met je op te nemen om je op de hoogte te stellen van deze wijzigingen.